Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verband der Gartenfreunde Südbrandenburg e.V., Am Hag 11, 04910 Elsterwerda. Kontakt: info@gartenfreunde-suedbrandenburg.de, Telefon 03533 7810587.

Aufruf der Webseite

Beim Aufruf verarbeitet der technische Hosting-Dienstleister notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Webseite auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt aufnehmen, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens verarbeitet. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bestellanfragen und Lizenzverwaltung

Bei einer Bestellanfrage verarbeiten wir Vereins- beziehungsweise Organisationsname, eine freiwillig angegebene Verbandszugehörigkeit, Kontakt- und Rechnungsanschrift, gewählten Lizenzumfang, Preisgruppe sowie den Zeitpunkt der Bestätigung der Lizenzbedingungen. Die Verarbeitung ist zur Vorbereitung und Durchführung des Lizenzvertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich. Nach der Aktivierung speichert der Lizenzserver zusätzlich Lizenzstatus, gebuchte Module, eine pseudonymisierte Gerätekennung, Gerätebezeichnung, Plattform, Programmversion und Zeitpunkte der Lizenzprüfungen.

Die Programme speichern ihre Fachdaten zunächst verschlüsselt auf dem jeweiligen Gerät. Wenn eine Lizenz die gemeinsame Nutzung auf mehreren Windows- oder Android-Geräten umfasst und die Synchronisierung aktiviert wird, überträgt das Programm den zugehörigen Vereins-, Bewertungs- oder Verbandsarbeitsbereich Ende-zu-Ende-verschlüsselt an den Lizenzserver. Dazu können insbesondere Buchhaltungs-, Pächter-, Vertrags-, Bewertungs-, Foto-, Rechnungs- und Belegdaten gehören. Der Lizenzserver speichert ausschließlich den verschlüsselten Datenbestand sowie technisch erforderliche Versions-, Geräte- und Abgleichsinformationen. Der zum Entschlüsseln erforderliche Arbeitsbereichsschlüssel wird nicht zusammen mit diesen Fachdaten auf dem Server gespeichert; der Verband als Serverbetreiber kann die fachlichen Inhalte daher nicht einsehen.

Ob und in welchem Umfang personenbezogene Fachdaten in einem Arbeitsbereich verarbeitet werden, bestimmt der jeweilige Verein beziehungsweise Verband als Lizenznehmer. Er ist insbesondere für Berechtigungen, zulässige Inhalte, Löschfristen und die Ausgabe von Gerätezugängen verantwortlich. Eine Sicherung kann zusätzlich in einen vom Lizenznehmer gewählten Speicher exportiert werden.

Bestell- und Abrechnungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für Vertragsabwicklung, Nachweise und gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Technische Synchronisationsdaten werden gelöscht, wenn der zugehörige Arbeitsbereich und bestehende Sicherungsfristen dies zulassen. Zahlungsdienstleister werden erst ergänzt, wenn die entsprechenden Zahlungsarten eingerichtet sind; diese Erklärung wird dann vor der Freischaltung aktualisiert.

Mitgliederbereich

Sie können sich mit bestätigter persönlicher E-Mail-Adresse und eigenem Passwort oder weiterhin über Microsoft Entra anmelden. Bei Microsoft verarbeitet der Anbieter die erforderlichen Konto- und Verbindungsdaten. Unsere Webseite speichert die feste Kontokennung, Namen, Kontaktkonto, persönliche Mitgliedsnummer, Vereinszuordnung, beantragte Funktion und Freigabestatus. Für E-Mail-Zugänge speichern wir ausschließlich gesalzene Passwort-Prüfwerte (scrypt), niemals Klartextpasswörter. Einmalige Bestätigungs- und Rücksetzlinks sowie Sitzungskennungen werden nur als Hash gespeichert. Bestätigungslinks gelten 30 Minuten, Passwort-Rücksetzlinks 15 Minuten. Abgelaufene Links sind nicht mehr verwendbar. Zur Begrenzung von Missbrauch dienen kurzlebige, gehashte Zähler für Verbindungsadresse und Kontaktkonto.

Die Bestätigung einer E-Mail ersetzt keine Vereinsfreigabe. Bestehende Microsoft-Freigaben werden nicht allein anhand einer gleichen E-Mail-Adresse verknüpft; für einen zusätzlichen E-Mail-Zugang ist zunächst eine erneute Anmeldung mit dem bisherigen Konto erforderlich. Die VSBB-Verwaltung prüft Anträge auf Vorstandszugang. Freigeschaltete Vereinsvorstände können Namen, Kontaktkonten und Freigabestatus der registrierten Mitglieder ihres eigenen Vereins einsehen und deren Zugänge verwalten. Sie erhalten keinen Zugriff auf Mitglieder anderer Vereine, Lizenzbestellungen oder Rechnungsdaten. Freigaben, Sperren und Inhaltsänderungen werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert. Interne Unterlagen werden nur an angemeldete, aktuell freigeschaltete Personen des festgelegten Empfängerkreises ausgegeben.

Freiwillig veröffentlichte Gartenangebote und ihre ausdrücklich zur Veröffentlichung bestimmten Kontaktdaten und Bilder sind öffentlich sichtbar. Der einstellende Vorstand muss die hierfür erforderlichen Rechte und Einwilligungen bestätigen. Für die Berichtigung einer Vereinszuordnung, die Löschung eines Zugangs oder Fragen zur Verarbeitung wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle. Mitgliederdaten werden nur so lange gespeichert, wie der Zugang und die erforderlichen Nachweise benötigt werden.

Bei einem neuen Registrierungsantrag erhalten die zuständigen VSBB-Verwaltungskonten eine automatische Benachrichtigung mit Name, Kontaktkonto, Vereinszuordnung, beantragter Funktion und Mitgliedsnummer. Dafür wird der vorhandene Microsoft-365-Maildienst genutzt. Nur der technische Versandstatus wird zusätzlich protokolliert; normale Anmeldungen lösen keine solche Nachricht aus. Ein Mailversand ersetzt keine Freigabe.

Persönliche Bestätigungs- und Rücksetzlinks werden über denselben Maildienst nur an das angegebene Kontaktkonto gesendet. Nach einer neu gespeicherten Freigabe erhält die Person eine Nachricht mit Verein, freigegebener Rolle und Link zum Mitgliederbereich. Der technische Versandstatus wird getrennt von der Freigabe gespeichert; die Annahme durch den Maildienst beweist keine Zustellung. Ältere Freigaben werden nicht automatisch nachträglich angeschrieben.

Vereinsinformationen und Vorstandsbenachrichtigungen

Bei neuen Mitgliedsanträgen werden zusätzlich die aktuell freigeschalteten Vorstandsmitglieder genau dieses Vereins einzeln per Mail über Name, Kontaktkonto und Vereinszuordnung informiert. Vorstandsanträge werden weiterhin ausschließlich durch den VSBB geprüft. Mehrere Vorstände können Vereinsinformationen gemeinsam bearbeiten. Interne Beiträge und PDFs sind nur den freigeschalteten Personen dieses Vereins und der VSBB-Verwaltung zugänglich; ausdrücklich als öffentlich veröffentlichte Beiträge sind ohne Anmeldung sichtbar. Vor der Veröffentlichung müssen die erforderlichen Nutzungsrechte und Einwilligungen bestätigt werden. Archivieren sperrt den weiteren Leserzugriff, ruft aber bereits heruntergeladene Kopien nicht zurück.

Geschützte Pachtvertragsabläufe

Vertrags-PDFs werden nicht öffentlich veröffentlicht. Zugriff erhalten die VSBB-Verwaltung und nach Freigabe ausschließlich der benannte Vorstand und die benannte Pächterperson mit aktuell freigeschaltetem Zugang desselben Vereins. Das Original wird unverändert mit Prüfsumme aufbewahrt. Vor einer einfachen elektronischen Unterzeichnung muss die VSBB-Verwaltung die Eignung der Vertragsform ausdrücklich prüfen und dokumentieren. Eine gezeichnete Unterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur. Gespeichert werden Vertragszuordnung, Formprüfungsnachweis, Konto- und Parteienzuordnung, Name, Unterschriftszeichnung, bestätigte Erklärung, Original-Prüfsumme, Zeitpunkte und technische Benachrichtigungsstatus. Die Abschluss-PDF ergänzt das Original um einen Unterschriftsnachweis. Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung, -durchführung und dem Nachweis nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Diese Portalunterlagen sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt; die berechtigte VSBB-Verwaltung kann sie einsehen.

Vertragsbenachrichtigungen nutzen den vorhandenen Microsoft-365-Maildienst; VSBB-Vertragsmeldungen und Antworten gehen an info@gartenfreunde-suedbrandenburg.de. E-Mails enthalten keine Vertragsanhänge oder öffentlichen Freigabelinks. Originale und bereits erfasste Nachweise bleiben auch beim Abbruch des Ablaufs erhalten. Löschung und Aufbewahrung werden durch die Geschäftsstelle entsprechend Vertragszweck, Nachweiserfordernissen und gesetzlichen Pflichten geprüft; es erfolgt keine automatische unbegrenzte öffentliche Bereitstellung.

Cookies und externe Inhalte

Diese öffentliche Informationsseite setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Für die Anmeldung im Pflege- und Mitgliederbereich werden ausschließlich technisch erforderliche, geschützte Sitzungscookies verwendet. Die Anmeldesitzung läuft spätestens nach acht Stunden ab. Externe Inhalte werden nicht automatisch eingebettet. Beim bewussten Öffnen eines externen Links gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Stand

Oktober 2026. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen oder Dienstleister der Webseite ändern.